L’assistant administratif H/F est un(e) professionnel(le) polyvalent(e) chargé(e) de soutenir les activités quotidiennes des équipes FM et/ou des responsables de la filiale FM . Il/Elle assure la gestion des tâches administratives courantes, la coordination organisationnelle le suivi des dossiers et le support comptable , permettant ainsi aux équipes de se concentrer sur leurs missions principales.Il/ Elle est tenu(e) à une stricte obligation de confidentialité concernant les informations traitées.

Gestion administrative: 
 
• Rédiger et traiter des courriers, des mails et ou note interne en veillant à leur exactitude et leur clarté. 
• Préparer des rapports, synthèse ou compte rendu à la demande des responsables ou membre des équipes FM souvent à partir de données fournies. 
• Mettre à jour et concevoir des modèles documentaires pour faciliter les processus internes. 
• Classer, organiser, archiver les documents papier et ou numérique dans le respect des normes et réglementation en matière de conservation des documents. 
• Constituer, suivre, animer, mettre à jour les dossiers administratifs, tableaux de bord et outils de la filiale FM. 
• Animer, mettre à jour et suivre  les outils et plateformes à disposition. 
 
Gestion opérationnelle : 
 
• Planifier, organiser  les réunions, événements des équipes FM. 
• Rassembler, compiler ou créer puis transmettre les documents nécessaire (ordres du jours, présentations, rapports…). 
• Coordonner suivre assister les déplacements professionnels ( transports, logements ...) selon les demandes émises par les responsables FM. 
 
Gestion logistique et fournitures : 
 
• Assurer, organiser et suivre la disponibilité des ressources Matérielles et logistiques pour le bon déroulement du fonctionnement des équipes FM dans une cadre de réduction des coûts et du gaspillage. 
• Réaliser suivre et réceptionner les commandes conformément aux demandes des équipes FM validées par les collaborateurs habilités dans le respect des procédures en lien. 
• Mettre en place et suivre un système de suivi des stocks. 
 
Support comptable : 
 
• Réaliser , suivre les bons de commandes après validation du devis par les collaborateurs habilités. 
• Réceptionner les notes de frais, contrôler les justificatifs avant mise en signature auprès des collaborateurs habilités. 
• Constituer, suivre, animer, mettre à jour  un tableau de bord de suivi des notes de frais et des factures fournisseurs. 
• Collecter , classer , archiver les tableaux de bord de facturation de l’ensemble des équipes FM. 

De formation Bac+2, vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint). Votre sens de l'organisation et vos capacités rédactionnelles sont reconnus.
Mais, surtout ce sont vos qualités personnelles : sens du service, sens du contact, travail en équipe ... qui vous permettront de réussir dans cette fonction.

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